Pembelian perisian perusahaan telah menjadi medan perangkap di mana pasukan perolehan yang berniat baik kerap terperangkap dalam perangkap mahal. Satu kerangka analitik mudah yang dipanggil ROML's Ratio telah muncul untuk membantu organisasi mengelakkan kesilapan mahal semasa merundingkan diskaun volum dan perjanjian pelesenan perusahaan.
Konsepnya mudah: bahagikan jumlah kos perjanjian perusahaan anda dengan apa yang anda akan bayar pada harga runcit untuk hanya lesen yang anda benar-benar gunakan. Jika hasilnya lebih besar daripada 1.0, anda telah membayar lebih. Namun perbincangan komuniti mendedahkan pemeriksaan matematik asas ini sangat jarang berlaku dalam keputusan pembelian korporat.
Pengiraan Nisbah ROML :
- Formula: Jumlah Kos Perjanjian Perusahaan ÷ (Harga Runcit × Unit Yang Sebenarnya Digunakan)
- Perjanjian Baik: Nisbah < 1.0
- Perjanjian Buruk: Nisbah > 1.0
- Contoh: $500,000 USD perjanjian perusahaan ÷ ($100 USD × 200 unit digunakan) = 25.0 nisbah (perjanjian buruk)
Kegagalan Perusahaan Dunia Sebenar
Komuniti teknologi telah berkongsi banyak contoh perolehan yang salah. Satu kes yang sangat menarik melibatkan pasukan yang ingin mencuba perisian ujian A/B untuk kali pertama. Apa yang sepatutnya menjadi proses pendaftaran mudah bertukar menjadi rundingan perolehan berbulan-bulan, menghasilkan kontrak perusahaan tiga tahun dengan diskaun volum dan perjanjian tahap perkhidmatan. Menjelang perjanjian itu dimuktamadkan, pasukan asal telah berpindah ke projek lain, dan tiada sesiapa yang menjana kunci API sepanjang tempoh kontrak.
Corak ini berulang merentasi sektor teknologi yang berbeza. Pembelian perkakasan menunjukkan cabaran yang sama, di mana syarikat mengunci perjanjian berbilang tahun untuk kapasiti pelayan pada kadar diskaun, hanya untuk melihat Hukum Moore menjadikan tawaran mereka usang sebelum mereka dapat menggunakan separuh peralatan.
Perangkap Pembelian Perusahaan yang Biasa Berlaku:
- Perisian ujian A/B: Kontrak 3 tahun dibeli, tiada kunci API dijana
- Perkakasan pelayan: Diskaun 20-30% untuk kapasiti 3-5 tahun, kebanyakannya tidak digunakan apabila Hukum Moore berkembang
- Kontrak rangkaian: Perjanjian WAN 7 tahun dengan diskaun 40%, menjadi usang dalam beberapa bulan kerana ketersediaan gentian optik
- Lesen perisian: Lesen perusahaan dibeli berdasarkan unjuran, penggunaan sebenar jauh lebih rendah
Kos Tersembunyi Pembelian Pukal
Perjanjian perusahaan menukar komitmen awal dengan harga diskaun, tetapi ini hanya berfungsi apabila organisasi dapat meramal penggunaan dengan tepat. Matematik menjadi sangat kejam dalam pelesenan perisian, di mana tempat duduk yang tidak digunakan memberikan nilai sifar dan tidak boleh dijual semula seperti inventori fizikal.
Sebaik sahaja anda telah membeli perisian atau perkhidmatan 'berdiskaun', sebaik sahaja anda telah memperuntukkan 'tempat duduk', wang itu hilang, dan jika pekerja anda tidak menggunakannya, maka tiada nilai untuk organisasi anda akan terhasil.
Perjanjian infrastruktur rangkaian menunjukkan dimensi lain masalah ini. Syarikat sering meraikan penguncian kontrak berbilang tahun dengan penyedia telekomunikasi, memperoleh diskaun sederhana untuk peningkatan lebar jalur. Walau bagaimanapun, kadar kemajuan teknologi yang pesat bermakna perjanjian ini kerap menjadi sauh, menghalang organisasi daripada menggunakan alternatif yang lebih baru, lebih pantas, dan lebih murah yang muncul semasa tempoh kontrak.
Kes untuk Pembelian Individu
Pendekatan alternatif yang semakin popular melibatkan pemberian kad korporat kepada pekerja untuk pembelian perisian individu dengan overhed pelaporan perbelanjaan yang minimum. Strategi ini mengekalkan nisbah sempurna 1.0 antara kos dan penggunaan, menghapuskan pembaziran sepenuhnya. Walaupun ia mungkin kelihatan berlawanan dengan intuisi kepada pasukan perolehan yang memfokuskan pada diskaun volum, ia memastikan setiap ringgit yang dibelanjakan memberikan nilai sebenar.
Pendekatan ini terbukti sangat berharga untuk kategori perisian baru di mana organisasi kekurangan data penggunaan sejarah. Tanpa mengetahui berapa ramai pekerja yang sebenarnya akan menggunakan alat baru, sebarang komitmen volum menjadi spekulasi semata-mata.
 |
|---|
| Imej ini menggambarkan penilaian pembelian volum melalui konsep ROML's Ratio , yang berkaitan dengan memahami pendekatan pembelian individu yang dibincangkan dalam perenggan |
Mengukur Apa yang Penting
Wawasan utama daripada perbincangan komuniti ialah mengukur penggunaan sebenar adalah kritikal tetapi sering diabaikan. Organisasi kerap merundingkan perjanjian perusahaan berdasarkan unjuran penggunaan dan bukannya permintaan yang disahkan. Ketidakselarasan antara perancangan dan realiti ini mewujudkan keadaan di mana pasukan perolehan boleh memperoleh diskaun peratusan yang mengagumkan sambil meningkatkan jumlah kos secara serentak.
Penyelesaiannya memerlukan peralihan fokus daripada harga unit kepada jumlah nilai yang disampaikan. Sebelum komited kepada sebarang perjanjian volum, organisasi memerlukan kaedah yang boleh dipercayai untuk menjejak dan meramal corak penggunaan sebenar merentasi tenaga kerja mereka.
Rujukan: ROML's Ratio