Apabila seorang pekerja terusan secara tidak sengaja mencabut palam berusia 200 tahun semasa penyelenggaraan rutin, mengalirkan keseluruhan laluan air dalam beberapa jam, ia menyerlahkan masalah yang jauh melampaui dokumentasi yang hilang. Isu sebenar bukan hanya tentang rekod yang hilang - tetapi tentang bagaimana organisasi secara sistematik melupakan pengetahuan yang diperoleh dengan susah payah yang membolehkan projek kompleks berfungsi.
Kelebihan Pembinaan Berterusan
Negara yang mengekalkan pembangunan infrastruktur yang stabil menikmati kos yang jauh lebih rendah berbanding negara yang membina secara sporadik. Kos elektrifikasi kereta api Germany hanya satu perempat daripada UK , sebahagian besarnya kerana pasukan Germany bekerja pada projek elektrifikasi secara berterusan manakala pasukan Britain menangani projek besar sekali-sekala dengan krew yang tidak berpengalaman. Corak ini berulang di seluruh infrastruktur utama di seluruh dunia.
Bandar-bandar America menghadapi cabaran ini berulang kali dengan pembinaan kereta api bawah tanah. Sebuah bandar membina satu laluan dengan pasukan yang tidak berpengalaman, membawa kepada kos tinggi dan kelewatan yang panjang. Perbelanjaan tersebut meyakinkan ahli politik untuk mengelakkan projek transit selama bertahun-tahun atau berdekad-dekad. Apabila mereka akhirnya meluluskan laluan lain, semua kepakaran telah hilang, dan kitaran bermula semula.
Perbandingan Kos: Pembangunan Infrastruktur Berterusan vs. Sporadik
- Elektrifikasi kereta api Germany : 1/4 daripada kos projek UK
- Pendekatan Germany : Elektrifikasi jarak tempuh tahunan yang konsisten
- Pendekatan UK : Projek besar sekali-sekala dengan pasukan yang tidak berpengalaman
- Kos kereta api bawah tanah Seoul : Dikurangkan melalui program pembinaan berterusan
Kehilangan Memori Korporat Melalui Pemberhentian Kerja
Syarikat moden sering menganggap pengetahuan institusi sebagai boleh dibuang semasa langkah pemotongan kos. Syarikat secara rutin menghapuskan pekerja berpengalaman yang memahami sistem warisan, hubungan pelanggan, dan alasan di sebalik proses yang telah ditetapkan. Penjimatan segera kelihatan menarik dalam laporan suku tahunan, tetapi kos tersembunyi muncul kemudian apabila jurang pengetahuan kritikal menyebabkan masalah yang mahal.
Saya telah melihat ini berulang kali. Seseorang yang bekerja untuk syarikat selama sedekad, atau yang mempunyai pengetahuan rumit tentang M&A terdahulu, tumpukan teknologi, pangkalan kod, pelanggan, dan/atau proses yang dibuang sebagai satu baris dalam hamparan.
Pendekatan arbitraj proses ini mengandaikan bahawa prosedur yang didokumentasikan dengan baik boleh menggantikan kepakaran manusia. Masalah Boeing baru-baru ini menggambarkan bagaimana strategi ini boleh menjadi bumerang secara bencana apabila orang yang memahami alasan di sebalik proses keselamatan digantikan oleh mereka yang hanya mengikuti peraturan bertulis.
Contoh Sejarah Kehilangan Memori Institusi
- Skandal pelepasan Volkswagen : 1973 dan 2015 (pelanggaran serupa dengan jarak beberapa dekad)
- NASA bencana Space Shuttle : Challenger (1986) dan Columbia (2003) dengan kegagalan pengurusan yang serupa
- Boeing arbitraj proses: Prosedur yang didokumentasikan dengan baik tanpa pemahaman sebab-sebab asas
Masalah Kemerosotan Kepakaran
Pengetahuan bukan sahaja hilang apabila orang pergi - ia secara aktif merosot apabila tidak digunakan secara kerap. Penyelidikan mengenai pembuatan pesawat menunjukkan bahawa kepakaran pengeluaran mempunyai separuh hayat hanya lebih sedikit daripada setahun. Lockheed TriStar menjadi lebih mahal untuk dibina dari masa ke masa kerana volum pengeluaran sangat rendah sehingga pekerja melupakan kemahiran lebih cepat daripada mereka boleh mempelajari yang baru.
Kemerosotan ini mempengaruhi segala-galanya daripada memfailkan penyata cukai hingga mengendalikan peralatan industri yang kompleks. Kemahiran yang mengambil masa bertahun-tahun untuk dibangunkan boleh hilang dengan mengejutkan tanpa amalan yang kerap, meninggalkan organisasi terdedah apabila mereka paling memerlukan kepakaran tersebut.
Garis Masa Kemerosotan Kepakaran
- Separuh hayat kepakaran pembuatan pesawat: ~1 tahun tanpa amalan
- Lockheed TriStar : Kos meningkat dalam terma sebenar dari 1975 hingga awal 1980an
- Kemerosotan pengeluaran 1977-1978: Hanya 14 pesawat keseluruhannya
- Hasil: Melupakan lebih cepat daripada pembelajaran
Melampaui Dokumentasi: Orang Paling Penting
Walaupun syarikat sering memberi tumpuan kepada mencipta sistem dokumentasi yang lebih baik, penyelesaian sebenar terletak pada mengekalkan orang berpengalaman dan memupuk budaya perkongsian pengetahuan. Prosedur bertulis tidak dapat menangkap pemahaman halus yang datang daripada pengalaman langsung bertahun-tahun. Pembangun perisian tahu perkara ini dengan baik - membaca dokumentasi sistem jarang memberikan pemahaman mendalam yang diperlukan untuk mengubah suai pangkalan kod yang kompleks dengan berkesan.
Organisasi yang paling berjaya mencipta persekitaran di mana pekerja berpengalaman kekal cukup lama untuk menyampaikan pengetahuan tidak formal kepada pekerja yang lebih baru. Pengetahuan puak ini, dikongsi melalui perbualan santai dan hubungan bimbingan, sering terbukti lebih berharga daripada program latihan formal.
Cabaran bagi organisasi moden adalah mengimbangi kecekapan dengan daya tahan. Memotong kakitangan berpengalaman mungkin meningkatkan kewangan jangka pendek, tetapi ia meninggalkan institusi terdedah kepada masalah yang hanya memori institusi boleh mencegah. Apabila keperluan infrastruktur berkembang dan teknologi menjadi lebih kompleks, kos melupakan mungkin menjadi terlalu tinggi untuk diabaikan.
Rujukan: The value of institutional memory