Sebuah artikel pendapat baru-baru ini yang mengkritik rangkaian email yang panjang dan menyokong penggunaan pesanan segera telah mencetuskan perdebatan hangat dalam kalangan profesional teknologi. Kontroversi ini berpusat pada keutamaan komunikasi di tempat kerja dan amalan yang menjengkelkan iaitu memajukan rantaian email yang kompleks dengan konteks yang minimum.
Komuniti Mempertahankan Komunikasi Email Dengan Kuat
Komuniti teknologi telah menolak secara menyeluruh cadangan artikel asal untuk menggantikan rangkaian email dengan pesanan segera. Ramai profesional berhujah bahawa email menyediakan kelebihan penting yang tidak dapat ditandingi oleh IM. Email membolehkan komunikasi tidak segerak tanpa tekanan untuk memberikan respons segera, kebolehcarian yang lebih baik untuk keputusan bersejarah, dan respons yang lebih berfikir dan tersusun dengan baik.
Seorang pengulas menyerlahkan faedah utama: Anda boleh melihat siapa lagi yang telah terlibat dalam perbualan - melihat rakan sepasukan terlibat boleh membantu mengelakkan daripada terjebak dalam situasi di mana seseorang cuba mengatasi salah seorang rakan sekerja anda yang telah memberitahu mereka bahawa mereka tidak boleh mendapat apa yang mereka minta.
Keutamaan Medium Komunikasi Mengikut Kes Penggunaan:
- Emel: Tugasan kompleks, keperluan dokumentasi, komunikasi tidak segerak
- Alat dokumentasi ( Confluence , Word ): Proses berulang, keputusan penting
- Pemesejan Segera ( Teams , Slack ): Penjelasan pantas, komunikasi tidak formal
- Mesyuarat: Membuat keputusan yang memerlukan perbincangan dan kemungkinan perselisihan pendapat
Masalah Sebenar: Etika Email Yang Lemah
Daripada mengecam rangkaian email sepenuhnya, kebanyakan responden mengenal pasti isu teras sebagai amalan komunikasi yang lemah. Mesej lihat di bawah yang menjengkelkan tanpa konteks mewakili komunikasi yang malas yang memindahkan beban pemahaman kepada penerima. Profesional menekankan bahawa apabila menambah seseorang ke dalam rangkaian email yang sedia ada, penghantar harus memberikan ringkasan yang jelas tentang situasi dan menjelaskan mengapa orang baru itu disertakan.
Amalan Terbaik Rangkaian E-mel Utama:
- Sentiasa berikan konteks apabila menambah penerima baharu
- Ringkaskan situasi dan terangkan mengapa seseorang dimasukkan
- Nyatakan tindakan atau respons yang dijangkakan
- Elakkan memajukan dengan hanya "lihat di bawah" atau teks minimum yang serupa
- Gunakan baris subjek yang jelas yang mencerminkan topik perbincangan semasa
IM Mencipta Masalah Yang Berbeza
Pengkritik pendekatan pesanan segera menunjukkan bahawa alat IM seperti Slack dan Teams mencipta cabaran arkeologi mereka sendiri. Sejarah sembang selalunya lebih sukar untuk dicari dan diatur berbanding rangkaian email. Selain itu, pesanan segera membawa jangkaan respons segera yang boleh mengganggu kerja yang fokus. Ramai profesional menyatakan bahawa keputusan penting yang dibuat dalam sembang selalunya perlu didokumenkan dalam email juga untuk penyimpanan rekod yang betul.
Dokumentasi dan Konteks Penting
Perbincangan mendedahkan bahawa profesional berpengalaman menghargai konteks dan dokumentasi yang disediakan oleh rangkaian email. Beberapa pengulas menyebut bagaimana rangkaian email lama telah menyelamatkan mereka di tempat kerja dengan menyediakan konteks bersejarah yang penting untuk keputusan dan perbincangan. Nilai arkib ini selalunya hilang dalam sifat pantas pesanan segera.
Perdebatan ini akhirnya menyerlahkan kepentingan memilih alat komunikasi yang betul untuk tujuan yang betul, dengan etika yang betul lebih kritikal daripada medium itu sendiri.
Rujukan: Please Don't Send See Below