Komuniti teknologi telah aktif membincangkan pendekatan praktikal untuk menguruskan cabaran organisasi dan teknikal yang kompleks, dipicu oleh buku Abby Covert bertajuk How to Make Sense of Any Mess. Perbincangan ini mendedahkan jurang yang ketara antara kaedah penyelesaian masalah secara teori dan aplikasi dunia sebenar mereka dalam syarikat teknologi.
Dokumentasi Kritikal dan Pemetaan Proses Masih Kurang Digunakan
Walaupun keberkesanannya telah terbukti, alat perancangan penting seperti rajah laluan kritikal dan carta alir jarang digunakan dalam amalan. Seorang veteran FinTech dengan hampir 20 tahun pengalaman menyatakan bahawa rajah-rajah ini sangat berguna untuk mengenal pasti tugasan mana yang mesti berlaku secara berurutan berbanding tugasan yang boleh dijalankan secara selari. Walau bagaimanapun, mereka memerhatikan bahawa 90% daripada masa, alat-alat ini hanya digunakan apabila mereka sendiri yang menciptanya.
Masalah dokumentasi lebih mendalam daripada sekadar rajah yang hilang. Banyak proses perniagaan kritikal masih tidak didokumentasikan langsung, menjadikannya mustahil untuk pasukan mengenal pasti dan membaiki masalah. Apabila proses akhirnya didokumentasikan, pasukan sering mendapati bahawa setiap orang mempunyai pemahaman yang berbeza tentang langkah yang sama, membawa kepada perdebatan panjang tentang apa yang sebenarnya berlaku berbanding apa yang sepatutnya berlaku.
Rajah laluan kritikal: Alat visual yang menunjukkan urutan tugasan yang diperlukan untuk menyelesaikan projek, menonjolkan tugasan mana yang boleh dilakukan serentak dan mana yang mesti menunggu orang lain selesai.
Alat Rajah Biasa untuk Analisis Sistem:
- Rajah Blok: Menunjukkan komponen sistem dan hubungan
- Rajah Alir: Menggambarkan langkah proses dan titik keputusan
- Carta Gantt: Visualisasi garis masa untuk perancangan projek
- Rajah Kuadran: Mengkategorikan item mengikut dua pembolehubah
- Rajah Venn: Menunjukkan hubungan yang bertindih
- Rajah Lorong Renang: Memetakan proses merentas peranan/jabatan yang berbeza
- Rajah Hierarki: Memaparkan struktur organisasi atau sistem
- Peta Minda: Sumbang saran dan pengorganisasian konsep
- Skematik: Perwakilan sistem teknikal
- Peta Perjalanan: Pengalaman pengguna atau proses sepanjang masa
Konflik Garis Masa Mendorong Kebanyakan Pertengkaran Projek
Daripada tidak bersetuju tentang apa yang perlu dibina, kebanyakan konflik projek berpunca daripada jangkaan masa. Pasukan kerap menghadapi pertukaran klasik antara kelajuan dan ciri, di mana sesetengah pihak berkepentingan mahukan hasil segera manakala yang lain lebih suka menunggu penyelesaian yang lebih menyeluruh. Ini mewujudkan ketegangan asas yang memerlukan komunikasi yang jelas tentang garis masa dan skop yang realistik.
Cabaran menjadi lebih kompleks apabila berurusan dengan sistem yang saling berkaitan. Membaiki satu masalah sering mendedahkan kebergantungan pada sistem lain yang rosak, mewujudkan rangkaian kerja tambahan yang tidak dirancang pada mulanya. Sifat saling berkaitan hutang teknikal ini menjadikannya sukar untuk memberikan anggaran yang tepat dan boleh mengubah pembaikan mudah menjadi usaha besar.
Proses Membuat Keputusan Sering Berfungsi Secara Terbalik
Corak yang membimbangkan muncul dalam perbincangan tentang bagaimana keputusan dibuat dalam organisasi. Daripada mengumpul data untuk memaklumkan keputusan, ramai pemimpin membuat pilihan terlebih dahulu dan kemudian mencari bukti sokongan. Pendekatan terbalik ini melemahkan keberkesanan mana-mana kaedah penyelesaian masalah yang sistematik, tanpa mengira betapa baik reka bentuknya.
99% daripada semua kepimpinan adalah membuat keputusan dan kemudian meminta data untuk menyokong keputusan itu malangnya.
Dasar kerja dari rumah COVID-19 memberikan contoh yang jelas tentang corak ini, di mana syarikat menggunakan data untuk menyokong kedudukan yang bercanggah tentang kerja pejabat berdasarkan perubahan keutamaan kepimpinan dan bukannya analisis yang konsisten.
Tentera dan Penerbangan Menawarkan Rangka Kerja yang Terbukti
Perbincangan menonjolkan bagaimana industri lain telah membangunkan proses membuat keputusan yang kukuh yang boleh memberi manfaat kepada pasukan teknologi. Proses perancangan tentera menekankan perancangan formal, penyelarasan logistik berskala besar, dan penilaian risiko yang sistematik. Begitu juga, penerbangan menggunakan rangka kerja membuat keputusan berstruktur yang memecahkan situasi kompleks kepada langkah yang boleh diurus: mengenali situasi, menjana pilihan, memilih tindakan, bertindak mengikut rancangan, dan menilai hasil.
Rangka kerja ini berfungsi kerana ia memaksa pasukan untuk memperlahankan dan berfikir secara sistematik tentang masalah, dan bukannya melompat terus kepada penyelesaian. Ia juga mewujudkan kosa kata dan proses yang dikongsi yang membantu pasukan menyelaras dengan lebih berkesan semasa situasi tekanan tinggi.
Rangka Kerja Membuat Keputusan Penerbangan (SOACE):
- Situasi: Kenali situasi semasa dan kenal pasti bahaya
- Pilihan: Jana semua penyelesaian yang mungkin tanpa mengira kebolehlaksanaan
- Pilih: Pilih tindakan dengan menilai risiko dan daya maju
- Bertindak: Laksanakan rancangan dalam kekangan keselamatan dan masa
- Nilai: Nilai sama ada tindakan yang dipilih berjaya dan bersedia untuk kejadian akan datang
Nisbah Isyarat-kepada-Hingar Menentukan Persepsi Kerumitan
Wawasan menarik muncul tentang hubungan antara kualiti maklumat dan persepsi kerumitan. Apabila pasukan cuba membuat keputusan berdasarkan jumlah besar data berkualiti rendah, segala-galanya terasa sangat kompleks dan sentiasa berubah. Walau bagaimanapun, meningkatkan nisbah isyarat-kepada-hingar menjadikan masalah terasa lebih terurus dan mudah difahami.
Ini menunjukkan bahawa banyak masalah kompleks sebenarnya hanya persekitaran maklumat yang bising yang dicipta oleh pilihan reka bentuk sistem yang lemah. Seni bina perkhidmatan mikro, alat berlebihan, dan penyelesaian yang terlalu direkayasa sering mewujudkan lebih banyak kerumitan daripada yang mereka selesaikan, menjadikan masalah mudah kelihatan sangat sukar.
Nisbah isyarat-kepada-hingar: Perkadaran maklumat berguna berbanding maklumat yang tidak relevan atau mengelirukan dalam set data atau komunikasi.
Perbincangan komuniti mendedahkan bahawa walaupun pendekatan sistematik untuk penyelesaian masalah wujud dan boleh menjadi sangat berkesan, penggunaannya masih terhad oleh budaya organisasi, tingkah laku kepimpinan, dan kecenderungan untuk mewujudkan persekitaran maklumat yang tidak perlu kompleks. Kejayaan sering bergantung kepada individu yang mengambil inisiatif untuk mendokumentasikan proses, mencipta bantuan visual, dan mendesak untuk membuat keputusan berasaskan bukti, tanpa mengira sama ada organisasi secara rasmi menyokong amalan ini.
Rujukan: HOW TO MAKE SENSE OF ANY MESS